​イベントや勉強会の開催前におさえておきたい10のポイント

暑さも少しずつやわらいできて、過ごしやすくなってきたし何かイベントにでも参加してみようかなという季節になってきました。みなさまの中にも交流会や勉強会を開催している方は多いのではないでしょうか。今回はクローバ Fieldを始め数々の勉強会に関わってきた経験をもとに、イベントや勉強会を開催するにあたっておさえておきたいポイントについて説明したいと思います。

誰のために開催するか

なにはさておき、まずはどんな参加者を想定したイベントなのかを決めなければ始まりません。料理が好きな主婦のための交流会なのか、ITの知識を身に付けたい人のための勉強会なのかで、会場も開始時間も全然違ってきます。どんな人が参加する勉強会なのかを最初にイメージしてみましょう。そしてその参加者が勉強会に参加することによって、どうなって帰ってもらえれば成功なのかを考えてみましょう。クローバ Fieldは主に自分で小さい事業を営んでいる方（女性の割合が６割くらい）のために、ウェブ集客やSEOなどのノウハウを交えながらファンマーケティングのやり方について学んでいただいています。これなら自分でもできそうと思って次の日から実践していただくのが成功のイメージです。

誰が開催するか

企業単体のセミナーなら普通にその企業を主催とすればいいのですが、公的な団体や役所などから後援してもらう場合や、登壇してくれるゲストや開催場所によっては、営利団体が主催だと問題になる場合があります。そういう場合は実行委員会という立て付けを取ることが多いです。実行委員会形式にすると、組織を超えて資金やスタッフなどのリソースを出し合えるというメリットがある一方で、責任の主体がどこかが不明確になるというデメリットもあります。実行委員会を主催とする場合には、実行主体が誰かを明示するとともに、委員会規約を定めておく必要があります。

どこで開催するか

会場を選ぶ上での要素となるのは会場の場所とキャパシティ、設備、利用料金といったところでしょうか。場所は想定する来場者が来やすいとこで、当たり前ですが駅から近いほうがいいです。地方の場合は駐車場の有無も確認したほうがよいでしょう。マイクやプロジェクター、音響などを使用する場合にはあらかじめ使えるかどうかを調べておく必要があります。特に無料のイベントだと会場にあまりコストがかかりすぎるのは避けたいので、知り合いの会社やお店、コワーキングスペースなどで会場を貸してくれないか頼んでみるのがおすすめです。貸し会議室を予約できるサービスもあります。

いつ開催するか

主婦の女性にたくさん来てもらいたいのであれば、平日昼間以外に選択の余地はありません。逆に都心に住むサラリーマンに来てほしいのであれば、平日夜がおすすめです。地方だと休日にあまりやることがないので土日のほうが集まりやすいと聞いたことがあります。がっつり時間をとるイベントも休日のほうがいいですね。経験的に８月と３月はお客さんが来ないです。８月は暑いのとお盆で帰省する人が多いためで、３月は寒いのと期が変わってわちゃわちゃする人が多いためです。あと、平日夜だと金曜は予定が入ることがあるので、避けたほうが無難ですがあえてそこで開催して飲み会に持ち込むという手もあります。

ゲストを誰にするか

座学が中心の勉強会の場合、ゲストが誰かによって集客できるかどうかが決まるといっても過言ではありません。今年グーグルの金谷さんをお迎えしてSEOの勉強会をやった時には150人の定員が３時間で埋まりました。キャパ広いし集客どうしようかなとか思っていたのが馬鹿らしいくらいでした。できるだけツテを駆使してビッグネームを呼びましょう。SEOやブログライティングの話であればお声がけいただければわたしもご相談可能なので、ツイッターでご連絡ください！

料金をいくらにするか

料金を無料にするか有料にするかは結構悩みどころですよね。有料にする場合は、参加費をネットで決済できるサービスも増えているので活用するのがおすすめです。クローバ PAGE でもイベントの決済ができるのでぜひお試しください。

料金は赤字にならないことを目的とするのであれば、会場費や備品などの経費、ゲストへの謝礼といった経費の合計を、想定する来場者数で割った額が目安になると思います。利益を出そうとするのであれば、どれくらいの利益がほしいのかをまず考えてみましょう。

申し込みをどうするか

いよいよここからが本番です。せっかく時間をかけて準備したとしても、お客さんが来てくれないことにはなんの意味もありません。集客の前に申し込みの方法を決める必要があります。一番お手軽なのはFacebookかなと思います。Facebookのアカウントを持っている人であればイベントページを作成するだけで告知と申し込みができます。手軽な反面、参加費の集金や、定員の管理はできません。参加表明だけしてもらってざっくりどれくらいの人数がくるか把握したいという場合はこれだけで十分な場合もあります。参加費の集金や定員管理をしたい場合は、PeatixやDoorkeeperなど、イベント管理に特化したサービスを使うのが一般的です。定期的に勉強会を開催する場合は、ホームページと申し込みフォームが連動できるクローバ PAGE がおすすめです。

集客をどうするか

集客の定番はやはりSNSですね。人任せにせず、スタッフ全員で頑張って告知しましょう。コツは情報を小出しにしていくことです。最初にすべて情報を出してしまうと、すぐにネタが尽きてしまって発信することが何もなくなってしまいます。情報は計画的に発信していくようにするのがよいです。

子供や海外の方など、普段SNSで交流のない層の人たちの来場を想定している場合は、ネットを使った集客よりも昔ながらのチラシ配布や、機関紙などへの露出が有効な場合があります。地域に関連した勉強会などでは、市役所などでプレスリリースの持ち込みを受け付けているところもあるので、活用してみてください。

集客にお金をかけられる場合は、ネット広告を出すという手もあります。FacebookやTwitterなど主要なSNSの広告だと、ある特定の地域に住んでいる人やある年齢層の人だけに広告を出すこともできます。SNSに広告を出すときのコツは、あまり宣伝という雰囲気を出さないことです。わたしはあくまでも広告は投稿を普段見てもらえない人にも見てもらう手段として、自分が普段SNSにシェアするような内容の投稿を出稿するようにしています。

当日の分担をどうするか

当日のスタッフの役割としては、会場誘導、受付（集金）、写真撮影、司会進行、会場設営、メディア応対などいろいろあります。あらかじめ分担を決めておきましょう。写真をSNSに投稿することも多いと思いますが、写真に写りたくない人にあらかじめ挙手してもらうなどして配慮するようにしましょう。受付が必要な場合は参加者がだいたい20名以内であれば、有料無料に関わらずひとりで対応可能と思います。50名以上の有料イベントの場合はふたり以上が望ましいです。イベント後の記念撮影も忘れずに。Google フォームを使えば、アンケートを作成して簡単に参加者から回答を募ることができます。フォームの公開URLからQRコードを生成して配布物に配るか、プロジェクターに映しておくとやりやすいです。

開催お疲れ様でした！

無事勉強会が開催できてほっとしていると思いますが、開催後のフォローも大事です。参加してくれた人がシェアしやすいように、写真や配布資料を共有するのもおすすめです。イベント管理サービスには参加者全員に一括でメール送信できるものもありますが、あまり何度も送るとしつこいと思われてしまうので注意しましょう。名刺交換した方には個別にお礼のメッセージを送るのがよいと思います。

イベントの開催はゲストとの交渉や会場の確保、集客など気苦労も多く、準備している時にはなんでこんな大変なことをやっているんだろうと思うこともよくあります。その分、参加してくれた人たちが喜んでくれた顔を見たときの達成感はとても大きいものです。みなさまも素敵な勉強会をたくさん開催してみてください。